膨大な情報との付き合い方のヒントに―『グーグル時代の情報整理術』

最近、仕事でニュースをチェックするのが業務になったのだけど、ニュースチェックに時間かかりすぎてくたびれてしまう。
情報に完全に飲み込まれてしまっている有様。
そこで、何かコツはないかと読んでみた本。

『グーグル時代の情報整理術』



「グーグル時代の」っていう言葉に引かれて。
読んでみると、著書はグーグルの元CIO(最高情報責任者)であるダグラス・C.メリルさん。

この人は幼い頃から失読症だったため、物事を覚えたり、整理したりするのに人一倍苦労し、自分に合った方法を探ってきたそうです。

Googleを退社した後はレコード会社EMIのデジタルビジネス部門で社長として働いた人でもあり、音楽大好きな様子が本を読んでいると伝わってきて、文章自体がおもしろくてスラスラ読んでしまいました。

全部で20の情報整理術が紹介されているけれど、決してHow To本ではなく、現代における情報への接し方の姿勢を教えてくれています。

その中でも、私にとって印象的だったものをいくつか紹介します。


①脳の負担がなるべく少なくなるように生活を組み立てる
 
 私は「超」がつくほどの優柔不断で、外食でメニュー決めることですら物凄く迷う。
なので、毎日いろんな意思決定をするのに物凄い無駄なエネルギーと時間を費やしていて、どうにかしたい。
そこでヒントになったのがコレ。

・意思決定の際、一時的に意思決定を行った「気分」 になり、どのように感じるか、どのような結果が起こりうるかを確かめる。これにより、一番しっくりくる判断を選ぶことができる。選択肢をひとつずつ確認す るだけで、脳にいくつもの選択肢を同時に課して、過剰な負担を与えなくてもすむ。

・意思決定のキーポイントは、目的と優先事項を把握すること。

②なるべく早く、頭の中から情報を追い出す

アインシュタインは自宅の電話番号ですら覚えずに、人から聞かれたら公衆電話にある電話帳で自宅の番号を探して教えたそう。
脳を最大限活用するために、情報はメモしたりして、それほど重要でない情報は追い出した方がいいようです。

③”ながら作業”は一般的に効率を低下させる

脳の仕組みからすると、ながら作業は非効率らしい。

⑫情報を整理するのではなく、検索しよう

これは意表を尽く整理術でした。

会社のアウトルックのメールとか、フォルダに分けて整理する方がいいと思ってました。

けど、そういう作業自体が無駄で、検索すればいいのです。

ということで、メールはあんまり細かくフォルダに分けるのはやめようと思います。

ただし、著者は「Gメール」を使用することを前提に書いていて、なぜGメールがお勧めかというと、一つに「ラベル」を付ける機能があり、検索性も優れているから。

ラベルを付けておけば、わざわざフォルダを作って移動する手間が省ける。

⑯完璧な整理術などない

今、紙とデジタルのどちらで文章を読んだり、保管したりするか、仕事でも迷います。

デジタルで読んで保管する方が、エコだし、いいと思うんですが、長い文章だったり、難しい文章は印刷してしまう。

筆者も、紙とデジタルは用途によって使い分けているそう。

<紙をお勧めするケース>

・ブレインストーミング（頭の中の情報を整理）

・情報の記憶や吸収が目的な場合

・頭の中に様々な考えが駆け巡っている場合には、紙に書き出す

・紙でなくデジタル形式で情報を保存する方が本当に効率的かどうか判断しよう

・法的文書

・小型のノートを携帯する

<紙ではなくデジタル・ツールをお勧めするケース>

・無秩序な情報が大量にある場合、情報を誰かと共有したい場合

・重要な文章のバックアップ

・非常に大切な文章はクラウドへ移動

人によって紙とデジタルの使い分けの方法は様々だと思いますが、ヒントになりますね。
例えば、クレジットカードや携帯電話の明細書はオンラインサービスを利用してますが、毎月チェックしていなかったり、ログインが面倒だったりするので、従来の郵送の方が効率的かもしれない。


⑰あとで検索しやすいように、デジタル情報には関連キーワードを追加する

とにかく、Gメールを使い倒すことをお勧めしてます。
ウェブで見かけた記事もコピー＆ペーストで自分のGメールに送信する。
アカウントを作った際には、アカウント名とパスワードのヒントを書いて自分のGメールの送信する。

パスワードをメールで送信するのは怖いと思っていたけど、ヒントなら大丈夫そう。
早速実践してます。


⑲文脈の似た仕事をまとめて行う

脳は文脈が変化するほど、負担が重くなるそうです。
そこで以下のようなことを勧めています。

・文脈が変化したときに参照できる自分宛のメモを残す（突然呼び出しを受けたり時など
・文脈の似た作業や会議をまとめて行う

・不要な文脈の変化を繰り返している原因を把握し、変化の回数を減らす

・電子メールは休憩時のみ確認

これらも早速仕事で活用できそうです。

⑳仕事とプライベートのバランスを取るのではなく、融合させる

この言葉を読んで、すっきりしました。 

ITの発達で家でも仕事ができる環境があるわけで、無理に仕事とプライベートを分けなくてもいい時代。だから、融合させて自分に合うスタイルを築けばいい。

例えば、私の今の仕事内容だと、週に１日は在宅勤務できます。

半日在宅でも、満員電車を避けられてストレスも軽減される。

著者は長い休暇を取ったときはバカンス先でメールチェックをして、仕事明けに膨大なメールを読む負担を軽くするそうです。

これも人それぞれで、休暇中は仕事のことは一切考えたくないと思う人もいるだろうし、自分に合ったスタイルを確立すればいい。

 

いろんな便利なツールがあるのだから、働き方もどんどん変えていくべきですよね。

 

本では、他にも検索の仕方なども紹介されてます。


この本で紹介されているような考え方やスキルを少し頭の片隅に置いておくと、上手く情報と向き合うことができるようになるかも。